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OpenERP6.1 员工报销业务处理详解




  •     员工差旅费等的报销,起始于员工提出报销单,终止于员工收到报销款项。整个业务涉及的典型处理流程如下:
    1)员工提交报销单,例如报销客户访问Taxi费100元。
    2)主管审批报销单(主管的审批点主要是确认报销事项的真实性)
    3)人事(有的公司是财务)审批报销单(此步骤审批主要是确认报销事项符合公司政策,例如没有超出公司规定的金额范围,不是假发票,等等)
    4)财务(出纳)付款(此步骤,有的公司是直接支付现金,有的公司是打款到工资卡上)

        报销流程包括两大业务处理,一个是审批过程,一个是财务处理过程。审批过程是:员工 -> 主管 -> 人事。财务处理过程是:报销涉及的票据的会计记账,出纳付款。
        在OpenERP中,为了处理审批过程和财务过程,需要作如下一些配置:
        1) 员工信息
        OpenERP中员工信息的设置相当复杂。在OpenERP中,员工是一个相当复杂的复合角色:a) 员工是人,因此具有姓名、出生年月、身份证号码、家庭住址等人员信息;b) 员工是一个系统用户(User),他需要登录OpenERP系统完成一些操作,作为系统用户,员工需要用户ID,密码等,最重要的是,他要拥有合适的系统访问权限;c) 员工是一名雇员,作为雇员,具有工资结构、入司年月、职位、部门等信息;d) 员工是一个和公司发生交易的Partner,他为公司干活,公司报销他必要的费用,付与必要的工资;e) 员工向公司销售个人劳动力,因此,和其劳动力对应,需要为员工设置对应的产品。
        对应着员工的五重角色,OpenERP中为每个员工需要设置五个业务对象:a) 在Setting中设置员工对应的User,赋予适当访问权限;b) 在Patner中设置员工对应的Partner;c) HR的Eployee中设置员工身份证等个人信息;d) HR的Contracts中设置工资等雇员信息;e) 劳动力产品,该产品是Service类型,以时间为单位,有成本价和销售价,根据员工填写的日报(Timesheet),系统根据该成本价和销售价计算员工工作的成本和价值。
       
        2) 职位信息
        和职位相关的信息有,a) 部门、部门结构、部门主管、职位(Job Position)。
        3) 其他信息
        报销产品:在OpenERP中,报销100元Taxi费用,相当于是公司向员工采购了100元产品“Taxi费用”。为了更精细的区分报销事项,也为了报销的财务记账更清楚,需要为各种报销事项设置对应的产品,如 加班餐费补贴、出差交通费、出差旅馆费、办公用品等等。
        会计科目:报销事项,相当于是公司向员工采购产品,因此,需要在员工对应的Partner中恰当设置应收应付科目,在报销产品(如加班餐费)中恰当设置收入科目和成本科目。

        上述各项基础数据设置好以后,报销过程的处理如下:员工登录系统,在HR的Expense中提交报销单(填写事项说明、报销产品、数量、金额、发票号等信息);主管登录审批报销单;人事(或财务)登录审批报销单,此时,系统自动生成一张采购发票(Supplier Invoice),该Invoice上,员工对应的Partner是Supplier、报销产品是员工销售给公司的产品;财务确认Invoice,此时系统自动生成应付账款的会计凭证;出纳支付费用,此时系统自动生成付款会计凭证并核销之前的应付会计凭证。

        至此,整个报销事务处理完毕。


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