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企业信息化与OpenERP




  • 1)企业为什么要信息化
        试想指挥打仗,如果各个部队的部署情况,战场形势,供给情况,敌人状况等信息能够准确、实时传达到指挥中心,并以指挥官容易分析的形式展现出来。那么,指挥官要做的就是,对着一些图表、数据、视频、照片等,分析敌我形势,作出战争决策,下达作战命令。理想情况,作战命令能够准确、实时传达到执行人员,命令执行反馈信息同样能够准确、实时传达到指挥中心。这样的战争,真的是“运筹帷幄,决胜千里”!
        反之,如果上达到指挥中心的战场信息缺失、失真、不及时,指挥中心的命令在下达途径中失真、遗漏、不及时。这样的战争,指挥官能打胜仗吗?这种情况下,指挥官的决策不能依据上达的信息,他的命令下达机制也不可靠。指挥官要想打胜仗,他只能跑到前线去亲自了解情况,直接指挥作战。
        这种条件下,指挥作战有极大的局限性。其一是,指挥规模有限。每支部队,每个战场,指挥官都必须亲自跑过去,如果部队一大,战场一多,指挥官不吃不睡也忙不过来!其二是,决策能力有限。信息收集、信息分析都是指挥官亲力亲为,信息都在指挥官头脑里,别人不容易了解,因此难以分担指挥官的任何工作。信息处理不能流程化、规模化,极大限制了指挥官决策的效率和正确性!其三是,不可持续。如果指挥官有个三长两短,部队立即“群龙无首”!随着时间发展,如果战争情况出现极大变化,超出指挥官的经验范畴,指挥官完全没有防范决策错误的措施。即使“运气”极好,这两种情况都没有出现,随着年岁增长,指挥官年老体衰,谁来接班呢?新任接班者很难有指挥官那么丰富的现场经验,也难有指挥官的勤恳敬业精神!
        综上分析,为了扩张企业规模,降低决策风险,持续企业经营,企业需要有效的信息化系统!有了信息化系统,企业管理者可以“稳坐中军帐,决胜千里外”,从而突破了企业扩张的规模瓶颈!信息化系统中的信息收集、上传、分析、决策及命令下达的机制,实际上内含了企业经营管理的目标、原则、政策、业务规则等企业制度要求。企业管理者需要什么决策信息,基层需要收集哪些信息,需要对信息作什么分析处理,需要经过什么途径传达信息。企业信息化的过程,是一次对这些问题调研、明确、制度化并固化到信息系统的过程;是一次从企业决策者到基层员工的全员思考、学习、升级的过程。经过这样的全员学习和变革的过程,企业的经营管理思路及政策要求不再仅仅存在于管理者的头脑中,而是细化、固化到了可见的信息系统中,形成了对企业上下的硬性要求,保证了企业政策制度的贯彻落实;企业经营管理全面减少了对人的经验的依赖,极大避免了各层级人员执行中的任意性,保证了企业经营过程的一致性和持续性。


    2)企业信息化的内容
        企业信息化的内容是什么?怎么做企业信息化?
        企业经营就是,掌握企业资源配置状况,分析企业资源配置效率,调整企业资源分配,始终保持企业资源处于最有效的配置方式。举个简单例子,企业有些产品亏损,有些产品利润很好。了解这个情况之后,需要分析,亏损产品是在衰退期吗,利润很好的产品是市场长远需求吗。经过必要分析之后,也许要做出决策,停止亏损产品,增加利润很好产品的资源配置!企业的资源包括资金、员工、业务伙伴(供应商和客户)、产品、原料、生产设备、品牌、知识等等。
        企业经营管理的第一件事情是,掌握企业资源配置状况,对于高层,需要掌握各个部门的情况:部门拥有多少资产,目标达成情况如何,投入产出多少,和业界标杆有多少差距,等等。对于中层,本部门员工状态如何,部门目标达成情况如何,所管理的客户或供应商状况如何,市场及竞争对手情况如何,等等。
        如何掌握资源配置状况?最基本的办法是现场经验,经验丰富的管理者,到现场转一圈就能知道人员状态、成本消耗、利润收益等情况。这个办法的缺点,一是规模局限性,当超过一定规模,现场太多,这个办法就忙不过来。二是过于依赖人的经验,同样的现场,经验丰富者看一眼就明白,经验寡者看半天也得不出有价值的信息。
        有没有更好的办法?有,资源数字化!企业的资金分布、产品及原料、业务伙伴(客户及供应商)、生产流程及设备、人员及部门信息等等,都抽象为数字,进入电脑数据库,经过电脑软件过滤及统计,经过电脑网络汇总,再经过设定好的数学模型进一步处理,最后展现出反映资源配置的清晰图景!这个办法的基础是,将企业资源数字化。例如企业的产品及原材料,销售部门需要知道产品的规格型号、销售价格、库存情况等信息,研发部门需要知道产品的设计图纸、性能参数等信息,生产部门需要知道产品的生产工艺、零部件构成等信息,采购部门需要知道产品的采购价格、供应商、采购批量等信息,仓管部门需要知道产品的体积、重量、存放库位、安全库存等信息,财务部门需要知道产品的成本构成、利润、库存价值等信息。产品数字化,就是收集各个部门要求的关于产品的信息,整理、规范、编码企业产品的这些信息,存入计算机数据库。这样,各个岗位、各个部门都能够从数字化的产品上调出需要的信息。与产品数字化类似,企业的所有资源,如资金、客户及供应商、部门及员工、设备厂房等,都需要调研各部门对该资源的信息需求,整理、规范、编码资源信息,进入电脑,变成数字化资源。
        企业信息化的第一步是资源数字化,第二步呢,是企业业务集成化,包括业务过程自动化、规范化、集成化。例如经过资源数字化,企业产品、客户、会计科目、库存等信息都已进入电脑。此时,如果销售人员需要制作一个报价单,他需要做的是,从数据库中选择客户,选择合适的产品、填入数量、单价等,计算机系统自动生成报价单。计算机自动生成报价单的基本原理是,报价单的信息组成--客户名称、地址、联系人,销售产品明细行,本公司名称、地址、联系人、银行账号等--都已经存入了电脑,计算机只需要调出这些存好的信息,按软件中事先设定好的报价单格式,自动生成报价单。和以前的手工填制报价单相比,工作效率提高了,差错率降低了;报价单格式事先内建于软件系统,报价单的形式和制作质量不再依赖于人,提高了报价规范性和质量一致性。
        如果客户确定购买,销售人员需要做的是,在电脑上“确认”(通常是点击某按钮)报价单,将报价单转换成销售订单。此时,财务部门需要开具销售发票、催收销售货款,物流部门需要安排产品出库运输,如果产品需要生产,生产部门需要安排生产计划、下达生产指令,采购部门需要安排原料采购、确保原料及时供应。所有各部门的动作,1)都需要知道销售订单上的信息,如财务部门开具发票需要知道销售订单的客户、产品、数量、金额等信息;2)需要协调动作,如采购部门什么时候、什么物料到位,需要和生产部门的生产计划一致,生产部门什么时候生产什么零部件,完工什么产品,需要和销售订单上承诺的供货计划一致。依靠手工操作的时候,部门间信息同步不及时、差错率高,部门间协调效率低、问题多。
        有了信息化以后,实现了部门间的业务集成化。电脑上确认销售订单时候,电脑系统自动基于销售订单生成财务部门需要的发票信息,物流部门需要的发货单,生产部门需要的生产单,采购部门需要的采购单。各个岗位、各个部门踏着电脑自动生成的信息流,步调一致,依计划而动。部门间信息同步、业务协调问题,在电脑的帮助下高效准确的完成了,从而极大提高了企业整体的业务规范性、效率性和集成性。
        企业信息化的第二步,业务集成化完成了,第三步呢,是企业管理信息化。资源数字化,企业的资源信息都已进入电脑;业务集成化,企业的业务操作信息也进入了电脑。如销售处理过程,以报价单、销售订单等形式存入了电脑数据库,财务处理过程,以发票、收付款单、会计凭证等形式存入了电脑数据库。但这些都是原始信息,数据量庞大,如果不加分析整理,这些原始信息对企业管理意义不大。因此,需要按一定的方法、口径分析统计原始信息,形成对企业管理有意义的若干业务指标。
        上述企业信息化的三步骤,其实是一个非常复杂的过程。企业资源数字化中,企业资源种类繁杂、数量繁多,哪些资源需要数字化?每个部门对每个资源需要哪些信息?这些问题的调查和甄别很复杂,很费时间。业务集成化中,哪些业务可以自动化?怎么自动化?哪些业务可以集成?需要集成哪些信息?这些问题的调查和甄别同样很复杂,很费时间。管理信息化中,各个业务,各个部门,需要哪些管理指标?怎么计算各管理指标?这些问题的调查和甄别也很复杂,很费时间。信息化还有成本限制,任何数字化、自动化、集成化都需要一定的成本,信息化中只能先将收益率高的环节信息化。信息化有其技术局限性,有些业务环节技术上没法做到自动化。由于这些原因,信息化必须分析各部门、各岗位的要求,必须权衡成本和技术选择;信息化实现需要多种知识技能组合;信息化的过程需要企业全员的参与,信息化的结果会影响很多人。企业越大,越是如此。


    3)ERP是企业信息化的最佳选择
        什么是ERP,ERP是企业资源计划。企业资源计划就是,1)规范、编码企业资源,形成数字化资源;2)以业界最佳实践方式集成企业业务过程;3)提炼了企业管理的多方面指标,为企业经营决策提供标准、准确、及时的数字化基础。ERP相关概念自从上世纪60年代提出以来,经过许多学者的研究,许多公司的实践经验总结,以及众多ERP厂商的不断发展,积淀了企业资源数字化、企业业务集成化、企业管理信息化的许多知识和经验,这些知识和经验融入了ERP软件。使用ERP软件实现企业信息化,相当于是站在巨人的肩膀上,免去了很多摸索过程,减少了很多调研时间,降低了信息化失败风险,提高了信息化的投入产出值!


    4)为什么选择OpenERP
    4.1)OpenERP简介
        OpenERP是一个开源ERP软件。2002年,被誉为比利时的“比尔 盖茨”的Fabien Pinckaers 创建了Tiny ERP软件,2005年,Tiny ERP以开源软件形式发布,2008年,Tiny ERP改名为OpenERP,2012年初,OpenERP发布了划时代的6.1版本。目前,OpenERP是世界上安装数最多的ERP软件,每天的安装数超过1000个;OpenERP是世界上功能模块最多的ERP软件,有1700多个功能模块;截至2011年,全球有500多个OpenERP的实施服务商,遍布全球60多个国家,其中中国有5家服务商;OpenERP目前在全球有1000多名专职开发人员;现版本的OpenERP支持包括中文在内的20多种语言。
        什么是开源软件(OpenERP Source Software)?我们知道,软件最重要的东西是软件的源代码,一般的软件公司,总是将源代码视为他们的最高机密和最具价值的资产。他们销售软件的时候,从来不会公开软件源代码,他们卖的是软件的安装包,里面不包含源代码。而开源软件却反其道而行之,他们公开软件的源代码,任何人都可以从网上免费下载他们的源代码,免费使用他们的软件。OpenERP就是这么一个完全公开的、完全免费使用的ERP软件。
        软件为什么要开源呢?软件不同于一般的商品,一旦软件开发出来了,多一个人用和少一个人用,它的边际成本不会增加,反而,用的人越多,软件存在的价值就越大。因而,开源是软件这种无形的知识产品的一种特有的发展模式。开源软件厂商如何盈利呢?软件,尤其像ERP软件,是一个非常复杂的东西,就像一台复杂的机器,如果没有专业人士教,没有专业人士维护维修,普通的人基本上没有可能顺利使用该机器。因此,开源软件厂商主要通过用户培训、系统维护等方式盈利。

    4.2)ERP软件的选择
        选择ERP软件时候,通常要考虑软件的功能丰富性、技术先进性、定制灵活性、系统总拥有成本等指标。在这些指标上,OpenERP的表现如何呢?有研究机构(http://www.feridis.eu/events/)历时3年多,访问了全世界4200多名ERP用户,写出了100多页的OpenERP和SAP的比较研究报告,详细对比了OpenERP和SAP各自的优势和劣势。SAP是世界上ERP领域的绝对领导品牌,和全世界的标杆PK,更能深刻揭示OpenERP的强项和弱项。
        该研究报告分别从市场定位(Market Position)、功能覆盖性(Features & Business)、技术先进性(Technical Quality)、定制灵活性(Customisation & Flexibility)、便捷及易用性(Ergonomy & Ease of Use)、总拥有成本(Total Cost of Ownership (TCO))等六个方面详细对比了OpenERP和SAP两个ERP软件。对比的结果参考下图。
        市场定位(Market Position):在这一点上,SAP绝对领先于OpenERP。SAP主要针对全球高端用户,他们持续投入了大量的市场营销费用,世界范围内发展了大量渠道商,着力打造ERP市场的世界领导品牌。相反,OpenERP在市场营销上几乎没有投入,它最有力的营销手段是开源,免费下载。
        功能覆盖性(Features & Business):在这一点上,SAP也领先于OpenERP。SAP创始于1976年,经过30多年的发展,它们开发了许多功能,覆盖了众多工业领域,涵盖了广泛的业务范围。OpenERP只有不到10年的发展历史,在功能丰富性上,和SAP相比,尚需假以时日。SAP为很多工业领域定制了行业解决方案,如石油石化方案,电信企业方案等等,而OpenERP在行业方案方面,差距不小。在涵盖的业务范围上,SAP拥有许多“小众功能”,如政府预算,而OpenERP尚不具备。但在一些“大众功能”上,两者不相上下,有些方面OpenERP还强于SAP。详细对比可以参考前述研究报告。
        技术先进性(Technical Quality):这一点上,OpenERP稍领先于SAP。这很正常,SAP创始于上世纪70年代,1976年发布了R/1版本,1982年发布了R/2版本,1992年发布了现在的R/3版本。而OpenERP创始于2002年,计算机技术发展一日千里,20世纪的技术水平优于上世纪70年代的几百倍。OpenERP基础技术远远领先于SAP,而SAP经多年发展,其技术稳定性上优于OpenERP,两相权衡,OpenERP稍优于SAP。
        定制灵活性(Customisation & Flexibility):没有哪个ERP可以100%的满足每个公司的管理需求,业界一般的经验是,约有20%的需求ERP没有现成功能,需要通过定制开发完成。因此,ERP的定制开发是否灵活高效、成本低廉,是衡量ERP软件的一个重要指标。这一点上,OpenERP又优于SAP。例如,定制化同样功能的一张报表,有对比研究表明,SAP需要111行ABAP代码,而OpenERP只需要13行Python代码,孰优孰劣一目了然。一般研究表明,同样的功能定制化,SAP需要的时间是OpenERP的三倍,成本自然也是OpenERP的许多倍。OpenERP在这一点的优势,很大程度上归功于OpenERP基础开发技术的先进性,OpenERP的开发语言Python,是一个非常简单高效的快速开发工具。国内的一些ERP软件,其最大的劣势就在定制灵活性方面。能否灵活定制,最体现出软件的技术水平,由于国内外软件技术水平的差距,国产ERP软件在灵活定制方面和国外差距不小。
        便捷及易用性(Ergonomy & Ease of Use):这一点上,OpenERP优于SAP。OpenERP的操作方法,基本上是抄袭于SAP,因而,两者的易用性基本上不相上下,OpenERP强在便捷性上。OpenERP是开源软件,全世界每个人都可以开发完善OpenERP,有人为OpenERP开发了Web界面、手机界面、iPad界面、触摸屏界面,等等。在Client端的多样性方面,SAP比OpenERP差很多。
        总拥有成本(Total Cost of Ownership (TCO)):这一点上,OpenERP远优于SAP。软件的总拥有成本,指的是从软件的购买、使用、一直到淘汰所发生的所有成本的总和。一套ERP软件的总拥有成本,通常包括软件版权费、服务器硬件费用、软件实施费、使用维护费、版本升级费等。一套典型的SAP软件,假设其软件实施费是200万,软件版权费不低于实施费的25%,即50万,至少要两台高性能服务器及磁盘阵列等,价格10万,每年还要支付版权费的20%的维护费,即每年10万,每3-4年还必须升级一次,支付价额不等的系统升级费。5年使用下来,至少要支付ERP服务商不少于300万。
        同等规模的企业,如果实施OpenERP,其5年的总拥有成本是多少呢?首先,软件实施费这一块,由于OpenERP技术的先进性及定制的灵活性,软件实施费通常比SAP低40%,即只要120万。版权费,OpenERP是开源软件,不需要版权费,又比SAP少50万。硬件服务器,由于OpenERP的架构先进性,硬件开销只要SAP的一半,节省5万。维护费,OpenERP的标准通常是实施费的10%,即每年12万。软件升级费,OpenERP的维护中包含升级服务,因而不需要单独的升级费。OpenERP 5年的总拥有成本大约是185万,不到SAP的60%。

        以上是从技术指标解说OpenERP,OpenERP在实践上表现如何呢?OpenERP知名度最高的地方是法国市场。在法国,OpenERP拥有五六十家服务商,OpenERP是法国最流行的ERP软件,拥有最多的成功企业用户的ERP软件。OpenERP在法国市场的成功,证明了OpenERP在实践上完全能够胜任企业管理的各种需求。OpenERP功能完善,技术先进,欠缺的是品牌知名度。目前,OpenERP处于高速发展阶段,Google趋势表明,OpenERP是增长速度最快的ERP软件。
        综上分析,SAP好比是奢侈品牌,OpenERP好比一个不错的山寨版。SAP市场投入成本,品牌效应,必然导致其高昂的价格。而OpenERP则技术先进、质量上乘,营销投入几乎为零,其性价比远高于SAP。由于SAP的品牌效应,一些大公司顾及到自身形象问题,他们需要高价购买品牌产品。而对于众多的中小型公司,更需要的是功能丰富、质量可靠、技术先进、价格实惠的OpenERP!


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